Die Kontakte richtig verwalten

Was ist Adressverwaltung?

Wie sieht bei Ihnen die Adressverwaltung aus? Greifen Sie noch auf ein konventionelles Adressbuch zurück und versuchen Sie dort all ihre Kontakte mit Ihren Adressen und Daten festzuhalten? Ursprünglich hat man sich Informationen seiner Freunde, Familienmitglieder und Kollegen schlichtweg in einem Adressbuch notiert.

Das Erfassen, Suchen, Speichern, Erweitern und Verarbeiten des Kontaktmanagement ist oft nicht leicht. Mittlerweile werden Kontakte nicht nur im täglichen Leben gepflegt. Kommunikation und Interaktion finden immer mehr in der virtuellen Welt statt.

Daher ist besonders für Unternehmen ein geeignetes Adressverwaltungssystem essentiell. Im Büro Adressdaten in Ordnern suchen und finden zu müssen, ist aufwendig und ziemlich ermüden.

Wofür Adressverwaltung?

Durch die Tatsache, dass immer mehr Kontakte geknüpft werden, wird die ganze Verwaltung schnell unübersichtlich, sodass viele auf ein Adressverwaltungssystem zurückgreifen möchten.

Sofern man also nicht ewig lang in seinen Adressbüchern nach dem richtigen Kontakt suchen möchte, verwendet man eine Adressverwaltungssoftware. Diese übernehmen dann praktisch die Arbeit für einen. Hat man sich einmal für die richtige Software entschieden, ist dieser ein Teil des Arbeitsalltags.

Für wen eignet sich das ganze?

Einerseits nutzen natürlich Privatpersonen die sog. Adressbücher, um ihre Kontakte pflegen zu können.

Doch wirklich schwierig wird es, wenn man die Anzahl der Kontakte nicht mehr überblicken kann – Dies ist dann oft bei Unternehmen der Fall unabhängig von der Größe des Unternehmens. Folglich ist jeder auf eine gute und effiziente Adressverwaltung angewiesen.

Adressveraltung am PC

In der Industrie werden branchenunabhängige CRM-Systemeverwendet. CRM ist die Kurzform für Customer Relationship Management und dient zur Adressverwaltung von Kunden. Allerdings werden CRM-Systeme in größeren Unternehmen werden, da die Implementierung solcher System meist kostspielig sind.

Des Weiteren gibt es ERP-Systeme, welches die Kurzform für Enterprise Resource Planning ist. Da Betriebsvorgänge oft kaufmännischer Natur sind, werden weitere Lösungen neben der Adressverwaltung benötigt. Außerdem wichtig: Die Unternehmen pflegen nicht nur ihre Kontakte, sondern treten über den Computer in direkter Interaktion mit Arbeitskollegen und Kunden.

Wer kann das alles nutzen?

plattformunabhängige Adressverwaltung

In den meisten Fällen kann die softwaregestützte Adressverwaltung plattformunabhängig realisiert werden. Beispiele für Platfformen sind Windows, Android oder IOS. Mittlerweile kann nahezu jeder Nutzer dieses Angebot wahrnehmen. Doch wie entscheide ich mich für das richtige Programm?

Was ist der Inhalt?

Anschrift

Es können Privatadressen von Kunden, Firmenadressen, Postanschriften und Rechnungsanschriften gespeichert werden. Des Weiteren erlauben Adressverwaltungssoftware die Speicherung von Anrede, Titel, Briefanrede, Abteilung und der jeweiligen Position.

Rufnummern

In der heutigen Zeit sind Zweitnummern keine Seltenheit. Je nachdem, ob jemand eine Privatnummer oder Telefonnummer für geschäftliche Zwecke verwendet, müssen diese Besonderheiten erfasst werden. Darüber hinaus ist die Verwendung von Fax weiterhin ein übliches Kommunikationsmittel, welches zusätzliches Informationen bereitstellt.

E-Mail Adressen

Bei E-Mail Adressen verhält es sich ähnlich wie bei den Rufnummern. Oftmals besitzen Menschen mehrere E-Mail-Adressen. Für diesen Zweck bieten Adressverwaltungsprogramme die bevorzugte Festlegung von E-Mail-Adressen an. Somit kann man auf einem Blick die favorisierten Kontaktdaten sehen. Weiterhin erlaubt die Software die Erfassung der Firmen-Website.

Partnerinformationen

Nützlich können auch Informationen zu Lebenspartner, Kindern, Geburtstage oder Geschlecht hilfreich sein.

Verteiler und Kategorien

Je nach Präferenzen können mit Hilfe der Software beliebig viele Verteiler und Kategorie erstellt werden.

Weitere Anmerkungen und Ergänzungen

Hilfreich können auch Anmerkungen zu Ihren Datensätzen sein. Zusatzinformationen in Form von Betreuern oder Vetretern sind in dem meisten Fällen eine hilfreiche Information.

Warnhinweise

Natürlich können Sie (falls nötig) gewisse Warnhinweise für „spezielle Kunden“ festlegen.

Zusatzfelder

Es wird empfohlen Zusatzfelder bei der Erstellung von Kontaktdaten zu verwenden. Auf die Weise können Sie sich einiges an Platz sparen.

Kostet es mit etwas?

In der digitalen Welt gibt es bereits zahlreiche Anbieter, welche die Adressverwaltung einfacher gestalten möchten.

Zumeist stellt Ihnen der Urheber des Systems die Nutzung kostenlos zur Verfügung. Es ist mittlerweile nicht mehr nötig Adressverwaltungsprogramme kostenpflichtig zu verwenden. In vielen Fällen wird Ihnen oft eine kostenlose Probezeit angeboten, sodass Sie die Möglichkeit erhalten, einen ersten Eindruck der Software zu gewinnen.

Unumstritten ist die Relation zwischen Kosten und Funktionsumfang. Teurere Produkte besitzen meisten einen größeren Funktionsumfang.

Welche Vorteile bieten Adressverwaltungssysteme?

Optimierung

Sowohl Kundenbeziehungen, als auch Vertriebsabläufe können mit der Nutzung der Software optimiert werden.

Übersichtlichkeit

Ihre einzelnen Kontakte lassen sich zu Schlagwörtern zusammenfassen. Dadurch wird eine sinnvolle Gruppierung gewährleistet. Sie können damit die Adressen mit wenigen Klicks und ohne großen Aufwand filtern. Sei es nach einer bestimmten Region, einer bestimmten Branche oder ganz viele andere individuelle Kriterien.

Oft gibt es auch Programme mit einer Volltextsuche. Damit wird Ihnen das Auffinden von Adressen erleichtert. Vor allem wenn Sie sich nur noch an Bruchstücke erinnern, wie Vornamen oder einen bestimmten Ort, ist dies ein erheblicher Vorteil.

Flexibilität und Schnelligkeit

Einige Software sind webbasiert. Dies bedeutet, dass die Adressen nicht lokal auf ihrem PC oder Laptop liegen, sondern zentral auf einem Server abgespeichert werden. Dies eröffnet Ihnen die Möglichkeit überall und jederzeit Zugriff auf Ihre Adressen und Informationen zu haben.

Ob also am Schreibtisch gearbeitet wird oder unterwegs. Sie haben alles dabei – was Sie benötigen. Gerade im kaufmännischen Bereich erlauben webbasierte Programme eine produktivere Arbeitsweise.

Dazu brauchen Sie in der Regel nur ein Endgerät, welches internetfähig ist. Das ist oftmals schon das Smartphone. Stellen Sie einfach eine Internetverbindung her und Sie haben Zugriff auf Ihre Daten.

Geringer Pflegeaufwand

Im Falle des internetfähigen Gerätes (siehe Punkt zuvor), besteht auch die Möglichkeit, sofern Sie es beruflich nutzen, dass Ihre Kollegen ebenfalls darauf zugreifen können. Wenn Sie also einen neuen Kontakt hinzufügen oder anderweitige Informationen ergänzen oder ändern, wird Ihr Kollege das in Echtzeit übermittelt bekommen. Dies spart Zeit und sorgt für Effizienz.

Sicherheit

Sicherheit

Nutzen Sie lediglich eine Adressverwaltung oder die einfache Variante einer Excel-Datei, bleibt es leider nicht aus, dass Ihre Informationen abhanden kommen können. Das kann daran liegen, dass man aus Versehen etwas löscht oder die Festplatte beschädigt. Ebenso besteht immer das Risiko einem Diebstahl zum Opfer zu fallen, sodass mit Ihrem Laptop auch Ihre Kontaktdaten verloren sind.

Einige Software-Hersteller kennen das Problem und bieten aus diesem Grund einen gewissen Schutz gegen Datendiebstahl. Es werden mit Eingabe Ihrer Informationen automatisch Sicherheitskopien auf den jeweiligen Servern erstellt. Auf die Weise liegen unzählige Kopien Ihrer Daten auf cloudbasierten Servern vor.

Fotos

Sie können zu jedem Kontakt ein paar Fotos hinzufügen. Dies ist oft im JPG-Format oder im GIF-Format möglich. Die Adressen werden wahlweise mit oder ohne Foto in Ihrer Ansicht der ganzen Kontaktdaten dargestellt. Ob es Ihnen hilft sich Namen leichter zu merken oder Ihnen einfach die Darstellung gefällt. Ein nettes Gimmick ist es auf alle Fälle.

Entlastung

Besonders im kaufmännischen Bereich, ist Entlastung immer vorteilhaft. Das von Ihnen genutzte Programm kann Ihnen gegebenenfalls bei der Generierung neuer Aufträge helfen und Sie dahingehend entlasten.

Allgemeine Vorteile aufgelistet:

  • Zielgruppen können angesprochen werden
  • Wiedervorlagenverwaltung & Terminkalender
  • Individualisierbare Textvorlagen
  • Integrierte Korrespondenz (Brief, Mail, Fax, etc.)
  • Lückenlose Dokumentation der Kundenaktivitäten
  • Kampagnenverwaltung
  • Serienmailfunktion
  • Internes Messageboard (Chat)
  • Extranet für gemeinsam genutzte Dokumente
  • Statistik- und Analysetools
  • Rechteverwaltung bei mehreren Nutzern
  • Kundenimport bzw. –export
  • Distanz- und Umkreissuche
  • Teamzusammenarbeit an Kundenvorgängen

Kriterien

  • Wie finde ich das richtige Programm für meine Adressverwaltung?
  • Machen Sie sich klar was Ihnen wichtig ist. Welche Funktionen soll Ihre persönliche Adressverwaltung haben?
  • Möchten Sie kein Geld investieren müssen? Dann greifen Sie auf Freeware zurück.
  • Auch wenn Ihnen die Handhabung und Leichtigkeit wichtig ist, ist es von Vorteil sich für ein Programm zu entscheiden, welches Übersichtlichkeit gewährleistet.

Ein paar Software-Beispiele

Windows & Ms Office

Dieses Programm bietet die Möglichkeit von Serien-E-Mails und Serienbriefen. Sie können bereits vorhandene Informationen aus Outlook mit der Import-Funktion übernehmen. Des Weiteren können Sie Ihre E-Mails in Kategorien einordnen und Verteilerlisten erstellen. Ebenfalls vorhanden ist eine Kontakthistorie, sodass automatisch ein Protokoll angelegt wird. Zur besseren Planung können wiederverwendbare Vorlagen erstellt werden.

Outlook

Hier werden Ihre Kontaktdaten als Visitenkarten gespeichert. Dieser Prozess ist standardisiert, sodass bei gegebenem Anlass ein paar Modifikationen durchgeführt werden müssen.

Ein paar Gedanken zum Schluss

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass digitale Adressverwaltung zahlreiche Funktionen mit sich bringt, ohne dass Sie zwingend Geld dafür ausgeben müssen. Informieren Sie sich online und schauen Sie sich die Bandbreite der Angebote an. Es ist für jeden etwas dabei.

Viel Spaß beim Organisieren!

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